Branchen
Promotion, Field Marketing, Event Staffing und Retail Activation haben eine Eigenheit, die fast alle Werkzeuge von der Stange sprengt: Das Geschäft besteht aus vielen kurzen Einsätzen mit wechselnden Personen an wechselnden Orten — und jeder davon muss geplant, besetzt, belegt und abgerechnet werden.
Verfügbarkeiten, Zuteilungen und Absagen stehen in einer Tabelle, die per Mail herumgeht oder auf einem Laufwerk liegt. Bei zehn Einsätzen funktioniert das. Bei hundert parallelen Einsätzen mit kurzfristigen Ausfällen wird die Tabelle zur Engstelle — und zur einzigen Person, die weiss, welche Fassung die aktuelle ist.
Ein Ausfall am Morgen muss bis zum Mittag ersetzt sein. Wer dafür telefonieren muss, statt zu sehen, wer verfügbar ist, verliert die Zeit an der falschen Stelle. Die eigentliche Leistung der Agentur ist Geschwindigkeit bei der Besetzung — und genau die hängt an Werkzeugen, die dafür nicht gebaut sind.
Fotos vom Stand, Anwesenheiten, Stückzahlen, Rückmeldungen vom Personal: Alles entsteht vor Ort auf privaten Telefonen und kommt über Chat, Mail und Sprachnachricht zurück. Bis daraus ein Bericht wird, hat jemand Stunden mit Sortieren verbracht — und der Bericht ist so gut wie die Sorgfalt an diesem Abend.
Wer eine Aktion über vier Wochen einkauft, will nicht vier Wochen warten. Ein Reporting, das erst nach Abschluss kommt, beantwortet keine Frage mehr, sondern belegt nur noch. Die Erwartung ist Zwischenstand, und die erfüllt niemand mit einer Tabelle, die am Freitagabend aktualisiert wird.
Vor Weihnachten, zu Messeterminen und in Aktionsphasen vervielfacht sich das Volumen bei gleichbleibender Belegschaft im Büro. Abläufe, die bei normaler Auslastung funktionieren, kippen genau dann, wenn es am meisten kostet — und Personal aufzustocken hilft nicht, wenn die Engstelle ein Werkzeug ist.
Die Website muss Auftraggeber überzeugen und gleichzeitig Personal gewinnen. Das sind zwei verschiedene Versprechen an zwei verschiedene Menschen. Ein Auftritt, der beides in denselben Sätzen versucht, erreicht meistens keinen von beiden richtig.
Der eine erwartet eine Tabelle, der nächste eine Präsentation, der dritte einen Zugang zu Zwischenständen. Dieselben Daten werden dadurch mehrfach aufbereitet, jedes Mal von Hand und jedes Mal mit der Möglichkeit, einen Zahlendreher einzubauen. Der Aufwand wächst nicht mit den Einsätzen, sondern mit der Zahl der Auftraggeber — und genau das sieht man in keiner Kalkulation.
01Eigene Systeme
In dieser Branche liegt der grösste Hebel nicht in der Sichtbarkeit, sondern in dem, was zwischen Auftrag und Abrechnung passiert.
Ein Portal, in dem Verfügbarkeiten, Zuteilungen und Bestätigungen an einer Stelle stehen — für das Büro und für die Einsatzkräfte, mit unterschiedlichen Sichten. Erfassung vor Ort läuft über das Telefon, in einem Formular, das in zwei Minuten ausgefüllt ist. Was dort entsteht, ist der Bericht, statt später zu einem zusammengesucht zu werden.
Wo Einsatzplanung, Zeiterfassung und Abrechnung zusammenhängen, entscheidet das Datenmodell darüber, welche Auswertungen später überhaupt möglich sind. Diese Frage stellt sich vor der Oberfläche und wird deshalb als eigene Leistung behandelt, nicht als Nebenprodukt.
02Abläufe
Vieles muss nicht neu gebaut, sondern nur verbunden werden — Kalender, Postfach, Personalstamm und Abrechnung existieren bereits.
Einsatzbestätigungen und Erinnerungen automatisch verschicken, Rückmeldungen sammeln, Abrechnungsdaten übergeben statt zu übertragen. Bei saisonalen Spitzen ist das der Unterschied zwischen mehr Arbeit und mehr Volumen.
Rückmeldungen aus Freitext einordnen, Zusammenfassungen je Einsatz vorbereiten, Fotos den richtigen Standorten zuordnen. Der Mensch prüft und gibt frei; die Sortierarbeit fällt weg.
Wo eine Aufgabe über mehrere Schritte läuft und ihr Weg nicht vorher feststeht — eine Auswertung über mehrere Einsätze zusammentragen, Abweichungen suchen, einen Berichtsentwurf vorbereiten — ist ein Agent die passende Bauform. Was er vorbereitet, geht erst nach Freigabe an einen Auftraggeber.
03Auftritt
Zwei Zielgruppen brauchen zwei Wege durch dieselbe Seite, nicht zwei Absätze nebeneinander.
Der Auftritt trennt die Wege für Auftraggeber und für Bewerbungen, statt beide auf derselben Seite anzusprechen. Was eine Agentur belegen kann, gehört dabei nach vorn — Belegbarkeit ist in einer Branche voller Versprechen das Unterscheidungsmerkmal.
Bewerbungen und Anfragen sollen dort ankommen, wo sie bearbeitet werden, und nicht in einem weiteren Postfach. Die Anbindung an die eigenen Systeme ist der Teil, der über den Nutzen entscheidet.
04Sichtbarkeit
Aufträge kommen in dieser Branche überwiegend über Netzwerk und Ausschreibung — Sichtbarkeit wirkt deshalb anders als im Handel. Sie entscheidet nicht über den ersten Kontakt, sondern über die Vorauswahl: Wer eine Agentur empfohlen bekommt, prüft sie nach, und was er dabei findet, bestätigt die Empfehlung oder nicht.
Gesucht wird weniger nach der Leistung als nach der Fähigkeit: Einsatzorganisation, Field Marketing, Retail Activation. Eine Seite je Fähigkeit trifft diese Suchen; eine Leistungsübersicht trifft keine davon.
Wer heute eine Agentur sucht, fragt zunehmend ein Antwortsystem nach einer Vorauswahl. Darin vorzukommen hängt daran, ob eindeutig beschrieben ist, wofür eine Agentur zuständig ist — und ob es sich belegen lässt.
Die Grenze verläuft nicht bei einer Zahl von Einsätzen, sondern dort, wo zwei Personen gleichzeitig an derselben Planung arbeiten müssen oder wo eine Änderung mehrere Beteiligte erreichen muss. Ab diesem Punkt kostet die Tabelle nicht mehr Zeit im Ausfüllen, sondern in der Abstimmung darüber, welche Fassung gilt — und dieser Aufwand wächst schneller als das Volumen.
Den Ausschlag geben die Zahl der Rollen mit unterschiedlichen Sichten, die Zahl der Anbindungen an bestehende Systeme und die Menge der Sonderfälle im Ablauf. Sonderfälle sind der teuerste Posten, weil sie sich nicht wiederverwenden lassen. Wir schneiden deshalb zuerst eine erste Ausbaustufe zu, die den Kern kann, und rechnen daran — nicht an einem Endzustand, den noch niemand kennt.
Ein Kundenzugang ist technisch der kleinere Teil; die Entscheidung davor ist der grössere. Sie legt fest, welche Angaben ein Auftraggeber sehen darf, wie aktuell sie sind und wer sie freigibt. Wir bauen den Zugang deshalb erst, wenn diese Fragen beantwortet sind — ein Livezugang auf ungeprüfte Zwischenstände schafft mehr Rückfragen, als er erspart.
Das ist eine Frage der Auslegung und gehört an den Anfang, nicht ans Ende. Wir planen gegen die Spitze und nicht gegen den Durchschnitt, weil ein System, das im Normalbetrieb genügt und im Weihnachtsgeschäft stehen bleibt, genau dann ausfällt, wenn es am teuersten ist.
Fertige Werkzeuge für Schichtplanung gehen von festen Teams an festen Orten aus. Promotion und Field Marketing kennen beides nicht: Die Besetzung wechselt je Einsatz, der Ort auch, und die Abrechnung hängt an Kriterien, die je Auftraggeber anders sind. Bis zu einer gewissen Grösse lässt sich das mit Zusatzfeldern biegen; danach arbeitet man gegen das Werkzeug statt mit ihm.
Es sind Personendaten, und damit gilt das Schweizer Datenschutzgesetz. Vor dem Bauen wird festgelegt, welche Angaben überhaupt nötig sind, wer sie sieht und wie lange sie bleiben. Der Betrieb auf Infrastruktur in der Schweiz ist möglich und gegenüber Auftraggebern oft die einfachere Antwort. Weniger zu erheben ist dabei fast immer die bessere Lösung als besser zu schützen.
Event, Promotion, Field Marketing und Retail Activation
Beschreiben Sie uns, was sie tut und wer sie benutzt. Wir sagen Ihnen, ob ein eigenes System sich lohnt — und wo die Grenze liegt, ab der es das nicht tut.