Wovon hängen die Kosten einer Softwareentwicklung ab?

Jeder abgebildete Ablauf ist ein eigenes Stück Arbeit: Datenmodell, Oberfläche, Regeln, Rechte, Auswertung. Zwei Abläufe sind nicht doppelt so teuer wie einer, aber deutlich teurer.

Der wirksamste Hebel liegt deshalb vor dem Bauen: Welcher Ablauf verursacht heute den meisten Aufwand, und was passiert, wenn nur dieser eine abgebildet wird? In der Praxis trägt eine erste Ausbaustufe mit einem Ablauf mehr, als eine Vollversion es je täte — weil sie benutzt wird, während die Vollversion noch im Entwurf ist.

Buchhaltung, ERP, CRM, Zeiterfassung, Postfach: Jede Verbindung ist ein eigener Aufwand. Der Normalfall ist dabei schnell gebaut; die Zeit geht in das, was bei Stornos, Teillieferungen, Dubletten und Ausfällen passiert.

Eine Anbindung, die nur den Normalfall kann, ist keine Anbindung, sondern eine Demonstration. Was sie brauchbar macht, ist die Behandlung der Fälle, die selten sind und dann teuer.

Software, die Geschäftsdaten führt, braucht mehr als Funktionieren am ersten Tag: automatisierte Prüfungen für die Regeln, an denen etwas hängt, Protokolle über Änderungen, wiederherstellbare Sicherungen und eine Auslieferung, die sich zurücknehmen lässt.

Diese Dinge kosten zu Beginn Zeit und sparen sie ab dem Tag, an dem etwas schiefgeht. Sie sind auch der Posten, den ein günstiges Angebot am ehesten weglässt — sichtbar wird das erst später.

Kommen Personendaten dazu, gilt das Schweizer Datenschutzgesetz. Was das konkret kostet, hängt davon ab, welche Daten anfallen und wo sie liegen dürfen; die günstigste Massnahme ist fast immer, weniger zu erheben statt besser zu schützen.

Sonderfälle sind der teuerste Posten, weil sie sich nicht wiederverwenden lassen. Zehn Kunden mit denselben Konditionen sind eine Regel; zehn Kunden mit je eigener Ausnahme sind zehn Regeln.

Der Umgang damit ist eine kaufmännische Entscheidung, keine technische: Manche Ausnahmen sind ein echtes Unterscheidungsmerkmal und ihr Preis wert, andere sind historisch gewachsen und liessen sich abschaffen. Diese Frage gehört an den Anfang eines Projekts — sie ist regelmässig der grösste einzelne Hebel auf den Preis.

Der grössere Teil der Gesamtkosten entsteht danach: Abhängigkeiten aktuell halten, bevor sie zum Sicherheitsrisiko werden, Fehler beheben, neue Anforderungen in Ausbaustufen ergänzen.

Wer das nicht einplant, hat nach zwei Jahren eine Anwendung, die niemand mehr anfassen will — und das ist teurer als jede Weiterentwicklung. Ein Angebot, das den Betrieb nicht erwähnt, ist deshalb nicht günstiger, sondern unvollständig.

Eine Vollversion wird auf Annahmen gebaut. Was wirklich gebraucht wird, zeigt sich im Gebrauch, und es weicht regelmässig von der ersten Anforderungsliste ab — nicht in Details, sondern in der Gewichtung.

Wer in Stufen baut, bezahlt die erste Stufe und lernt daraus, wie die zweite aussehen muss. Wer die Vollversion baut, bezahlt alle Stufen und ändert danach die Hälfte.

Der zweite Vorteil ist kaufmännisch: Eine Stufe, die im Betrieb läuft, verdient bereits Zeit zurück, während die nächste entsteht. Ein Projekt, das ein Jahr bis zur ersten Nutzung braucht, finanziert sich in diesem Jahr aus nichts.

Es nennt keine Sonderfälle. Wer den Ablauf gehört hat und keine Rückfrage nach Ausnahmen stellt, hat entweder nicht zugehört oder rechnet damit, sie später nachzufordern.

Es enthält keine Datenübernahme mit Abgleich. Altdaten zu übernehmen ist einfach; zu prüfen, ob sie richtig zugeordnet sind, ist der Aufwand — und wird es weggelassen, fällt es erst im dritten Monat auf.

Und es erwähnt den Betrieb nicht. Das ist der zuverlässigste Hinweis darauf, dass zwei Angebote nicht dasselbe beschreiben, auch wenn die Funktionslisten gleich aussehen.

Zwei Angebote für dieselbe Anwendung liegen um den Faktor zwei auseinander. Der Unterschied liegt nicht im Stundensatz und nicht in der Funktionsliste, sondern in zwei Zeilen: Das teurere Angebot enthält automatisierte Prüfungen und eine Übernahme der Altdaten mit Abgleich, das günstigere nicht.

Beide bauen dieselbe Anwendung. Nur beim günstigeren stellt sich im dritten Monat heraus, dass ein Teil der übernommenen Daten falsch zugeordnet ist — und niemand kann sagen, seit wann.

Angebote werden vergleichbar, wenn beide dieselben vier Treiber beziffern. Und der wirksamste Weg, den Preis zu senken, führt nicht über den Stundensatz, sondern über den Zuschnitt: eine erste Ausbaustufe, die einen Ablauf vollständig kann, statt einer Vollversion, die alles halb kann.

Wer nur eine Zahl vergleichen kann, vergleicht das falsche. Zwei Angebote werden erst dann vergleichbar, wenn beide dieselben Sonderfälle, dieselben Anbindungen und denselben Betrieb beziffern — und wenn beide sagen, was sie bei einer Änderung des Umfangs tun.

Ob sich der Schritt überhaupt lohnt, klärt Woran erkennt man, dass Standardsoftware nicht mehr reicht?. Worauf bei der Auswahl des Dienstleisters zu achten ist, steht in Wie wählt man eine Digitalagentur aus?.

Die Leistung dazu: Softwareentwicklung. Für Agenturen mit vielen kurzfristigen Einsätzen ist der typische Bedarf unter Event, Promotion & Retail beschrieben.