Kundenservice

Reklamation beantworten

Trennt Sachverhalt von Bewertung und formuliert eine Antwort, die eine Sache klärt statt sie zu verschieben.

Wofür: Die erste Antwort auf eine Reklamation entscheidet, ob daraus ein Gespräch oder ein Fall wird.
Für wen: Wer Kundenanliegen beantwortet.

Vorlage ausfüllen

Die Felder setzen sich direkt in die Vorlage ein. Es wird kein Sprachmodell aufgerufen — was rechts steht, ist der fertige Text zum Kopieren.

Fertiger Prompt

4 Felder offen — bleibt als [Platzhalter] stehen

Hilf mir, auf die folgende Reklamation zu antworten.

Was der Kunde schreibt:
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[Reklamation]
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Was aus unserer Sicht passiert ist:
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[Unsere Sicht]
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Was wir anbieten können: [Was wir anbieten können]
Tonalität: [Tonalität]

Gib aus:
1. Den Sachverhalt, getrennt von der Bewertung des Kunden. Was ist unstrittig, was ist Auslegung?
2. Den Punkt, der dem Kunden tatsächlich wichtig ist — oft ein anderer als der, über den er schreibt.
3. Eine Antwort: bestätigt den Empfang, benennt den Sachverhalt, sagt was wir tun, nennt einen Termin.
4. Was wir NICHT schreiben sollten, und warum.

Kein Schuldeingeständnis, keine juristische Wertung, keine Entschädigungszusage über [Was wir anbieten können] hinaus.

Anwendungshinweise

Punkt 2 ist der Wert dieser Vorlage: Beschwerden handeln oft von Erreichbarkeit, nicht von der Sache.
Punkt 4 fängt die Formulierungen ab, die man später bereut.

Wofür diese Vorlage nicht taugt

Bei Gewährleistung, Schadenersatz oder angedrohten rechtlichen Schritten nicht ohne juristische Prüfung versenden. Und keine Kundendaten einfügen.

Wenn daraus mehr werden soll

Eine Vorlage löst eine Aufgabe einmal. Diese Leistungen übernehmen sie dauerhaft.

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Einsatzgebiet

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Anwendungshinweise

Wofür diese Vorlage nicht taugt

Wenn daraus mehr werden soll

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